직장생활 하면서 가장 많이 접하게 되는 “쓰기”의 활동이 아마 이메일 인것 같다. 많은 이들이 경우에 따라 하루에도 수십개씩 짧고 긴 이메일을 작성해야 되는 때가 많기 때문이다. 그리고 요새는 국제화 시대이다 보니 한국에서 직장생활 하시는 분들도 영문으로 이메일을 작성해야 하는 경우도 아주 흔하다. 한국어로 편지쓰기도 익숙치 않은 마당에 영어로 이메일을 쓰자니 상당히 어려워 하시는 분들도 종종 보게 된다. 영문 이메일 잘쓰는 제일 좋은 방법은 두려움 없이 계속 많이 써보면서 부딪혀 보는 것이겠지만, 어디서부터 시작해야 할지 잘 감이 안오시는 분을 위해서 간단한 tip을 몇가지 정리했다.
처음 보내는 이메일이든지 답장 이메일이든지 간에 너무 어렵게 생각말고 우선 간단하게 아래와 같이 3단구조로 일단 틀을 잡으면 좋다. (우리가 어렸을때 부터 귀에 따갑게 듣던 서론-본론-결론의 삼단구조, 왠지 친숙하지 않은가?)
- 시작: 간단한 인사내지는 안부 묻기 또는 감사표시 – 같은 회사에서 매일 얼굴 맞대고 일하는 사이가 아닌다음에는 이메일 서두에 간단한 인사말을 두면 좋다. 예를 들어 “Dear Mary, how have you been? Hope you’re doing well under this freezing weather” 뭐 이런정도. 비지니스 관계이니 만큼 너무 시시콜콜히 그사람의 가정사나 사생활까지 묻는 건 바람직 하지 않고 적당한 선에서 살짝 안부를 묻되 약간의 인간미가 묻어나면 좋다. 인사도 없이 바로 본론으로 들어가면 너무 딱딱한 느낌이나기 때문이다. (물론 매일 보는 사람끼리는 이름만 부르고 보통 그냥 바로 용건으로 들어간다) 그리고 또 한가지 이메일 서두로서 무난한 것은 상대방에 대한 감사 표시이다. 예를 들어 “Dear John, thanks for visiting our office last week. I really enjoyed our conversation.” 또는 “John, thanks for your quick reply. I appreciate your candid feedback” 뭐 이런 정도. 상대방에 대한 감사표시는 이어질 본론 내용이 어떤 것이건 간에 — 심지어 본론에서 상대와 이를 갈고 싸울 것이라도 — 일단 시작을 positive ground로 만든다는 데도 의미가 있다.
- 본론 – 간단한 인사/감사의 메시지를 마치고 나서는 본 용건으로 들어가야 하는데, 주의 할 점은 너무 길고 장황하게 쓰지 말아야 한다는 것이다. 서구인들은 대체적으로 직접적 표현을 좋아하기 때문에 빙빙 돌려서 말하지 말고 짧고 명료하고 직접적인 용건 설명이 좋다. 다들 바쁘고 처리해야할 이메일도 많은데 한개의 이메일이 엄청난 스크롤 압박으로 다가오면 그 효과가 확연이 떨어지게 된다. 메시지가 길면 보통 처음 몇줄 제대로 읽다가 점점 대충대충 눈대중으로 흘려서 보다가 다음 이메일로 넘어가기 십상이다. 그리고 특히 요새는 스마트폰으로 이메일을 보는 사람이 많아져서 스크린도 작은데 이메일이 유난히 길면 ‘나중에 집에가서 PC로 읽어 보지 뭐’ 이런 생각을 하고 넘어가게 된다. 내용이 좀 복잡하고 길어질 수 밖에 없을 경우에 추천하고 싶은 방법은 bullet을 적절히 이용하는 것이다. Bullet을 이용하면 아무래도 좀 정리된 느낌이 들기때문에 긴 paragraph를 장황한 문장으로 전개하는 것보다 읽는 사람이 편한 면이 있다.
- 마무리 – 이메일의 마무리단에는 향후 필요한 follow-up 이나 action item 에 대한 제시를 해주면 좋다. 예를 들어 “I hope you find our proposal acceptable, and please let me know if you have any questions” 라든가 “It’d be great if we could schedule a conference call next week to discuss this issue” 등등. 어차피 많은 경우에 이메일이란게 일을 다음 단계로 진척시키기 위한 수단이므로, 다음단계에 대한 방향을 확실하게 제시해주면 읽는 사람이 그대로 따라줄 가능성이 높아진다. 그냥 본론에서 이슈만 쭉 나열하고 마칠경우 자칫 읽는 사람이 ‘그래서 날더러 어쩌라구?’와 같은 생각을 할 수도 있기 때문이다.
아래의 이메일은 위의 내용을 토대로 내가 가상으로 작성한 것이다. 영어가 모국어도 아닌 사람이 쓴 것이니 모범 메일이라고 할 수는 없을지 몰라도, 10여년간 거의 매일 영문 이메일을 끼고 살아온 사람이 작성한 것이니 하나의 참고는 될 수 있을 것이다.
그리고 영문 이메일에서 기타 주의 할 점들을 생각나는 대로 정리했으니 이것도 참조하시라.
– 비지니스 이메일에서 gmail 같은 것 쓰지 말것. 신뢰의 문제. 배기홍 님의 블로그를 참조.
– 회사 이메일 id는 성과 이름의 적절한 조합으로 할것. 창조적인 id 갖고 싶은 마음은 이해하나 그건 personal email계정에만 쓰시라. 창조성 많은 스티브잡스도 sjobs@apple.com 이였음. 이것도 배기홍 님의 블로그를 참조.
– 이메일 서두에 우리나라 고전 편지에서나 봄직한 날씨에 관한 장황한 문장을 영어로 번역하는 경우 — 예를 들어 “어느덧 추적추적 내리던 겨울비도 멈추고 꽃내음 자욱한 봄바람이 부는 3월에 댁내 두루 평안하시며…” 와 같은 표현들. 노노.
– 보내달라고 요구하지 않은 자료를 마구 attach해서 보내지 말 것. 50여장 짜리 PDF 파일 5개 보내봐야 받는 사람이 그걸 다 읽어볼 가능성은 제로에 가깝다. 그리고 이런 무분별한 attachment는 inbox 용량초과, download speed 등 받는 사람쪽에 문제를 야기할 가능성이 높아서 자칫 오히려 악영향을 끼칠수도 있다.
– 상대방의 행동을 요구할때는 예의 바르게: 예를 들어 상대방의 답신을 요구하는 경우 “Send me your response by next Thursday” 라고 하기 보다는 “I’d appreciate it if you could send me your response by next Thursday” 가 좀 더 공손함. “Please meet me when I visit your town next time” 이라고 하기 보다는 “Let’s get together for a drink next time I’m in your town” 이라고 하는게 좀 더 부드러움.
– 내가 해줄 수 있는 offer를 최대한 제공: 상대방에게 이것 저것 하라고 촉구하기 보다는 내가 그 사람에게 해줄 수 있는 것을 작은 것이라도 제공해 주면 전체 이메일이 좀 부드러워 짐. 예를들어 “Please feel free to email me anytime if you have any questions about our products” 라든가 “If you want to discuss it further, I’ll be more than happy to set up a time on our calendar” 라든가 “I can send our representative to your site to resolve this issue if that’s okay with you” 등등 내가 해줄수 있는 것을 말해주는 방법으로 행동 촉구에 대한 완곡한 표현이 형성됨.
– 이메일로는 유머나 농담이 제대로 전달되기 어렵다. 정말 친한 사이 아니고서는 이메일에서 농담은 자제하는 것이 낫다. 이모티콘도 추천 안함.
– 본의 아니게 상대방을 accuse하는 듯한 문구 조심: 상대방과 이메일로 싸울 의사가 없는 다음에는 상대방을 accuse하는 듯한 표현은 삼가하는 게 좋다. 예를 들어 상대방으로 부터 이메일 답장이 없었을 경우 “You have not responded to my last email” 이라고 하면 전투태세(?) 돌입 일보 직전처럼 들린다. 그보다는 “Since I have not heard back from you, I thought I’d send you a quick reminder” 이 훨씬 부드럽고 긍정적이다.
– 문법, 철자: 영어가 모국어인 친구들도 맨날 It’s 와 Its를 구별 못하는 사람 많고 than과 then을 섞어쓰는 건 이제 친숙하기 까지 하다. 이메일에서 문법이 제일 중요한 건 아니지만, 그래도 본인의 능력 내에서 최대한 맞춰 주는게 옳다고 본다. 예를들어 “Let’s discuss about that problem”은 어색한 말이고 “Let’s discuss that problem”이 맞는 말이다. “Please contact to me”는 틀린 어법이고 “Please contact me”가 맞는 어법이다. 사실 조금만 신경쓰면 할 수 있는 것들이다.
– 이메일 signature: 간단하게 본인의 이름, 직위, 회사 이름, 연락처 정도면 족하다. 시그너춰 안쓰는 사람도 아주 많다. 종종 현란한 시그너춰 — 이미지 파일, 자신이 좋아하는 인용문구, 회사구호, 등등 — 보게 되는데 개인적으로 별로 좋아하지 않는다. 시그너춰보다는 이메일 본문이 돋보이게 만드는 게 낫다.
이밖에도 여러가지가 있을텐데 좋은 의견 있으시면 댓글로 올려주세요!
Live & Venture 
좋은 내용 감사합니다.
안녕하세요, 인도에서 교환학생을 하고 있는 학생 입니다.
이번 학기에는 벤처회사에서 인턴을 하고 있는데,
대표님을 제외한 모든 직원이 인도인들이어서
e-mail을 작성을 해야하는 경우가 종종 있네요.
그동안 이모티콘을 넣지 않는게, 너무 삭막하고 무뚝뚝해 보여서,
가끔 넣었었는데, business e-mail에는 굳이 넣을 필요가 없겠네요.
실질적인 tip 감사합니다. :-)
I sincerely apprieciate your useful tips for Korean who needs to write email Engelish.
좋은 내용 감사합니다. 실례가 안된다면 퍼가도록 할께요^^
출처는 남길께요(__)
방문해주셔서 감사합니다. 링크를 거는 것은 얼마든지 환영하지만, 글을 통째로 퍼가시는 것은 저에게 미리 email로 협의해 주시면 좋겠습니다.
좋은 글 감사합니다. 한가지만 덧붙이자면 이메일 예문에서 a couple of 같은 경우 실제로 bullet이 두개인 경우에만 사용하는게 더 자연스럽고 bullet이 세 개 이상일 경우 a few를 쓰는 것이 더 나을 것 같습니다.
예, 맞습니다. 교과서적으로 그렇긴 한데 실제 미국에서는 꼭 두개가 아니더라도 “두어개”정도의 의미로도 많이 씁니다.
저도 두어개로 배웠는데 호주에서는 대체로 두개를 쓸 때 a couple of 를 쓰는 거 같습니다. 물론 두세개의 의미로도 쓰는 것을 아주 가끔 접하고 있습니다.
좋은 내용 감사드리고 도움이 되었습니다.
한가지 첨언 하자면 계정 이름과 지메일 사용 여부의 문제는 불쾌한 단어의 사용이 아니라면 비지니스에서 신뢰에 큰 영향을 주지 않습니다. 특정한 비지니스 상황이 아니라면 유명인사 스티브잡스 이야기는 적절한 예가 아니라고 생각합니다.
제생각은 좀 다릅니다. 저에게 pitching을 하신 사업가 분이 저에게 gmail로 이메일을 보낸다면 한번 고개를 갸우뚱하게 됩니다. 서로 잘 아는 사람끼리면 몰라도 그렇지 않은 사람이면 “의심”까지는 아니더라도 의아하게 생각합니다. 저와 같이 생각하는 사람이 10명중 1명만 있다고 하더라도 굳이 그런 risk를 감수할 필요가 없지요.
그리고 계정이름을 puppylove와 같이 불쾌한 단어는 아니더라도 본인의 이름과 상관없는 id를 쓴다면, 뭐 애교로 생각할수도 있습니다만, 서구사회 비지니스 세계에서 norm이 절대 아닙니다. 예를들어 job interview를 할때 보통 정장을 입고 가는게 norm이지요. 물론 세상에는 청바지를 입고가서도 좋은 결과를 얻은사람있습니다. 하지만, 청바지를 입을때 입더라도 그게 job interview상황에서는 norm이 아니다라는 것 쯤은 인식을 해야합니다. 많은 한국 사람들은 그걸 인식하지 못한채 puppylove를 쓰고 있다는게 문제입니다. norm이 아니라는걸 알고도 굳이 쓰겠다면 뭐 그거야 말릴수 없는 개인의 자유겠지요. 미국에서 10여년간 수천명의 직장인들과 interaction했지만 본인의 이름과 상관없는 id를 쓴 사람은 거의 한두사람 봤을까 말까 한 정도입니다. 그만큼 드물다는 거죠. 스티브잡스는 누구나 다 아는 사람으로서 쉬운 예를 든 것인데 맘에 안드셨나봐요? 그사람말고도 제가 아는 모든 CEO는 다 이름에 기반한 id를 씁니다. 뭐 id야 사실 사소한 문제이니 길게 토론할 건 없지만 제가 하고 싶은 말은 “puppylove를 굳이 쓰겠다면 쓰시라. 근데 서구의 비지니스사회에서 그런 이름과 상관없는 id를 쓰는 사람은 아주 아주 드물다는 것쯤은 알고 쓰시라” 이정도 입니다.
이제는 어려서 부터 인터넷을 공기처럼 여기며 사용해온 사람들이 사회에 진출하는 세대가 되면서 puppylove 같은 아이디가 점점 많아지는 것에 적응해야 할 것 같기도 하네요. 그런데 아무래도 세계관이 비슷한 사람들은 선택하는 직업 또한 일치하기 때문에 해당 직업 세계에서 늘 만나게 되는 사람들 끼리의 norm이나 취향은 비슷하리라고 생각이 됩니다. 때로는 말씀하신 formal과 norm은 다른 직업 세계에서는 보편적인 것이 아닐 수도 있을 것 같습니다. 주인장 님 주변의 CEO는 모두 이름에 기반한 id를 쓰지만 최상위권 대학의 신성 같은 젊은 교수들 중에 id를 puppylove로 쓰는 경우를 논문에서 자주 봅니다. 세대가 바뀌어 간다는 증거이겠지요. 학문이나 예술 세계란 연륜 보다는 업적으로 압도할 수 있기에 그런 것에 적응 할 수 밖에 없고 그것이 문제가 되어서도 안된다고 생각이 듭니다. 하지만 비즈니스 사회에서는 아무리 젊은 20대의 CEO라도 능력 외에 인적 교류나 에티켓이 중요한 요소일 것이고 다른 세대의 인물들과도 교류해야 하므로 서구라고 해도 상대적으로 formal의 요소가 남아 있는 것이 아닐까 하는 생각도 드네요.
조직에 소속되어 있으면 비니지스 메일은 조직 메일주소를 쓰는게 당연 하다고 생각 합니다. 명함에 포탈 메일이 적혀 있는 경우도 봤는데 신뢰가 떨어 집니다. 그리고 Google 메일(Gmail)의 경우 보낸이 메일 주소를 Gmail이 아닌 다른 것으로 변경 할 수 있으니 이 기능을 사용하면 Gmail로 포워딩해서 받더라도 답장할때 문제가 않됩니다. 단 아웃룩에서받으면 둘다 표시를 해주더군요.
감사합니다. 많은 도움이 되었습니다. 저도 회사이메일인데 OhPrettyOh 등의 주소 보고 참 어떻게 할수도 없고 답답했던 적이 있었습니다. 이렇게 말로 표현해주시니 감사합니다
Reblogged this on Smart Language Learning and Teaching and commented:
직업상 영문 이메일 쓰시는 분들에게 도움이 될 것 같습니다.
영문 이메일을 떠나 개인적으로 signature 긴 것이 제일 꼴불견인데 요즘은 보내는 메일서버에서 자동으로 넣는 경우가 있습니다. 예를들면 10줄씩이나 되는 보안 관련 문구(한글,영문), 어느 공무원한테 받는 메일은 signature에 화려하게 자기 지차체 광고가 붙음.
말씀하신대로 보안문구는 서버에서 외부로 이메일이 나갈때 자동으로 붙는 경우가 대부분인것 같습니다. 저희회사도 그렇고요.
저같은 경우도 해운업에 종사하다보니, 영문이메일 작성하는것이 주업무인데요, 공감가는 내용이 많이 있습니다.
주소를 링크하여 동료/선후배와도 공유하겠습니다.
영문 멜 보낼 일이 전혀 없는 사람에게도 도움이 많이 되는 글 이네요.
깔끔 한 글 재미있게 읽었습니다.
좋은 글 잘 읽었습니다. 해외영업일을 하고 있는데, 제가 전에 무역협회(KITA)에서 공부할 때 배운 점 몇 가지만 확인을 부탁 드립니다.
1- apostrophe를 되도록이면 쓰지 말고, I’m을 I am으로 I’d를 I would로 쓰는 것이 격식에 맞음.
2- 본문 후에는 두 줄 띄고, Best regards, 이후 한 줄 띄고, 이름을 쓰는 것임. 예를 들어,
(본문)
Best regards,
Mike Kim
물론 그렇게 안쓰는 경우도 있지만 Phil Yoon님의 의견이 궁금합니다.
바쁘시겠지만, 위의 두 가지가 격식에 맞는 것인지 확인을 부탁 드립니다.
줄띄는 것이 잘 안들어갔는가 봅니다. ^^; 다시 예시를 올려드립니다.
(본문 끝)
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Sincerely yours,
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Mike Kim
어포스트로피는 맞습니다. 쓴다고 해도 시비 걸사람은 없고, 안쓰는게 약간 더 격식이 있는 정도.
줄띄는 것은 큰 상관 없습니다 ^^
제가 지금까지 본 대부분의 끝맺음은 본문 후 한 줄 띄고 Best regards 등의 끝인사와 이름은 붙여 쓴 것이었습니다.
좋은 내용 잘 보고 갑니다~ 동감 100%
‘우린 이메일 계정조차 별도로 없는 영세 업체’라고 광고하는 게 아니라면 gmail 등은 안쓰는 게 맞다고 봅니다. 회사 메일 계정에 접속하기 어렵거나 뭐 특별한 경우를 제외하고..
그리고 수백억,수천억 단위 프로젝트를 진행하면서 개성을 표출하는 아이디는 단 한번도 본 적이 없습니다. 비즈니스 종류에 따라 다르겠지만 그런 아이디를 쓰는 사람이 있다면 신뢰도가 떨어지겠죠.
학창 시절에 한 친구가 hahahohohihi 뭐 이런식의 아이디를 쓰다가 수업 내내 교수님의 훈계를 들은 것이 생각나네요 ㅎㅎ
This is the most useful information I have ever seen on Korean websites.
Keep it up plz.
We need to learn how to write and speak English.
I wish I could contribute to it if possible.
Thx guys.
입사한지 얼마 되지 않아서 해외법인 직원과 친해지고 싶어 이모티콘을 넣어서 이메일을 보냈다가 그 쪽 법인 직원분에게 우리 직원과 친하냐는 메일을 받은 적이 있습니다. 상당히 난감했었지요. 이 글을 그 전에 읽었더라면 더 좋았다는 생각이 드네요. 너무 좋은 내용이라 facebook에 공유합니다. 감사합니다.
도움이 많이 되었습니다. 감사합니다.
제가 쓰던 방식에 약간의 수정이 필요할것같네요. 많이 배우고 갑니다^^
유용한 정보 너무 잘 읽었습니다^^ 제 블로그로 스크랩해도 될까요? 문제가 된다면 삭제하도록 하겠습니다. 감사합니다^^
Live & Venture 는 개인적인 블로그이며 사전 동의 없이 글 퍼가는 것을 금합니다. 제목과 함께 링크를 거는 것은 얼마든지 환영하지만, 글을 통째로 긁어서 복사해가는 것은 허용하지 않습니다. 이유는 이 글을 참조해주세요. https://liveandventure.com/2012/03/17/%EC%9A%B0%EB%A6%AC%EB%82%98%EB%9D%BC%EC%9D%98-%EC%9D%B4%EC%83%81%ED%95%9C-%EC%9D%B8%ED%84%B0%EB%84%B7-%EB%AC%B8%ED%99%94-%EA%B8%80%ED%8D%BC%EA%B0%80%EA%B8%B0/
아주 좋은 정보 감사합니다.
솔직히 쭉읽어 보니까 문제 될부분들 전혀 없고 유용한 정보 들입니다.
나라마다 지역마다 단어의 사용법과 사용빈도는 당연히 차이가 있을 수 있습니다. 그런걸 가지고 나는 그런식의 영문 이멜 본적 없으니 틀린 형식 이라고 하는 사람은 어리석은 사람입니다.
좋은글 감사합니다. 다만 상대방 호칭에대해서도 약간의 설명을 더 해주셧으면 하는 바랩입니다.
문화권에 따라 조금 틀리기는 하겟지만 최근 제가 Canada에서 Business Email을 잠깐 배우바에 의하면 Dear뒤에 성만 저렇게 쓰면 성의 없다는 말을 들을 수 있다고합니다. Dear 뒤에는 꼭 Mr./Ms. 를 붙히라고 알 수 없으면 Linkedin이나 전화를 해서라도 알아보라나 ㅠㅠ… 그리고 통속명 하고 얼굴본 사이면 Dear보다는 Hello 정도면 괜찮다고 합니다.
Dear Mr./Ms. Last Name -> Dear Full Name -> Hello First Name -> Hi Firstname
예문에서 Mary는 성이 아니고 이름으로 생각하고 쓴건데요 ㅎㅎ
좀 친한 사이면 Hi + First name 으로 가도 별 문제 없습니다.
아주 격식을 차려야 하는 경우면 당연히 Dear Mr./Ms. Last name 으로 쓰는게 맞겠죠.
제가 있는 테크쪽에선 그런 경우는 별로 없어서.. ^^
통속명 –> 통성명입니다.
좋은 정보 감사합니다! 잘 읽고 갑니다 ^^
좋은 정보라서 퍼갔다가(아래 글을 미처 보지 못하였음), 이를 금하신다는 말씀에 삭제했습니다. 필요할 때 들어와 공부하겠습니다. 고맙습니다. 번창하세요~~~
정말좋은내용입니다ㅎㅎ
많은도움이됬어요 :)
감사합니다. 외국인들 상대해야하는데
감사합니다
감사합니다^^ 회사내에서 스터디 하는데 링크 공유하도록 하겠습니다.
감사합니다 :D